Infos und Tipps zur Postkorbübung

Die Postkorbübung ist ein beliebter Test im Auswahlverfahren.

Gruppendiskussionen, Rollenspiele und Kurzvorträge sind typische Bestandteile im Assessment Center. Doch es gibt noch ein weiteres Element, das zu den echten Klassikern gehört: die Postkorbübung. Dieser Test will herausfinden, wie gut Sie unter Stress und Zeitdruck Prioritäten setzen und Entscheidungen treffen können. Als angehender Polizist sind solche Fähigkeiten schließlich nicht ganz unwichtig. Wir erklären Ihnen, was es genau mit der Postkorbübung auf sich hat – und geben Ihnen Tipps, wie Sie den Test erfolgreich bewältigen.

Wenn Sie am Einstellungstest der Polizei teilnehmen, müssen Sie viele verschiedene Herausforderungen meistern. Dazu gehören schriftliche Tests, ein Vorstellungsgespräch, die ärztliche Untersuchung und oft auch ein Sporttest. Außerdem kann irgendwann die sogenannte Postkorbübung auf dem Programm stehen.

Von der Postkorbübung haben Sie sicher schon gehört. Zumal dieser Test von Bewerbern gefürchtet ist. Tatsächlich klingt die Übung im ersten Moment auch sehr schwierig. Aber wenn Sie ruhig und besonnen an die Sache herangehen, ist alles halb so wild. Und damit Sie gut durch den Test kommen, erklären wir, worauf die Postkorbübung abzielt und wie sie abläuft.

Was die Postkorbübung testet

Im Arbeitsalltag geht es mitunter turbulent zu: Verschiedene, teils komplexe Aufgaben müssen erledigt werden, die Zeit ist begrenzt und der Terminkalender ist voll. Dazu treten immer mal wieder unerwartete Geschehnisse auf, die auch noch irgendwie untergebracht werden müssen.

Folglich müssen Sie sich einen Überblick verschaffen und Entscheidungen treffen. Sie müssen planen und überlegen, welche Aufgaben Sie wann selbst übernehmen und was Sie an Kollegen abgeben.

Genau diese Situation will die Postkorbübung simulieren. Sie stellt einen stressigen Arbeitstag nach, um herauszufinden, wie souverän Sie die Herausforderungen bewältigen. Konkret stehen dabei vor allem folgende Fähigkeiten auf dem Prüfstand:

  • Stressresistenz
  • Lösungskompetenz
  • analytisches Denken
  • Entscheidungsfähigkeit
  • Arbeitsorganisation
  • Konzentration
  • Bereitschaft, Aufgaben zu delegieren

Der Ablauf der Postkorbübung

Im digitalen Zeitalter hat die Postkorbübung nur noch von der Idee her und dem Namen nach etwas mit einem klassischen Postkorb zu tun. Sie bekommen also keinen echten Korb, der mit vielen Briefen und allerlei Zetteln gefüllt ist. Stattdessen absolvieren Sie den Test computergestützt.

In aller Regel besteht die Postkorbübung aus einer komplexen Aufgabe, die sich aus verschiedenen Einzelteilen zusammensetzt. Dabei kann Ihr Postkorb verschiedene Dokumente enthalten, die Sie durchschauen und zuordnen müssen. Zu den zehn bis 20 Dokumenten können dann noch Termine im Wochenkalender, E-Mails mit Kundenaufträgen, Anweisungen von Vorgesetzen und Anliegen von Mitarbeitern dazukommen.

Die Zeit, die Sie zur Verfügung haben, um Ihren Postkorb durchzuarbeiten, ist streng limitiert. Je nach Umfang der Übung bewegt sie sich üblicherweise in einem Rahmen zwischen 20 und 60 Minuten. Dabei ist das Zeitfenster aber in aller Regel so bemessen, dass es praktisch unmöglich ist, alle Aufgaben zu schaffen. Das erhöht den Stresspegel zusätzlich.

Für Sie bedeutet das, dass Sie sich unter großem Zeitdruck möglichst schnell einen Überblick verschaffen müssen, um dann Prioritäten zu setzen und Lösungen zu finden.

Aber das ist noch nicht alles.

Viele verschiedene Aufgaben und Problemstellungen aus unterschiedlichen Bereichen innerhalb kurzer Zeit zu sichten, zu sortieren und zu bearbeiten, wäre schon anspruchsvoll genug. Bei der Postkorbübung im Assessment Center ist es damit aber noch nicht getan. Um es Ihnen noch ein bisschen schwerer zu machen, werden Sie mit weiteren Herausforderungen konfrontiert. Zum Beispiel so:

  • Sie bekommen kurzfristig zusätzliche Dokumente.
  • Es tauchen plötzlich Aufgaben auf, die die Rahmenbedingungen verändern oder durch die sich Termine überschneiden.
  • Telefonate oder spontane Mitarbeitergespräche sollen Sie stören und ablenken.
  • Die zeitlichen Vorgaben werden gekürzt oder Abgabetermine überraschend nach vorne verschoben.
  • Unter die beruflichen Problemstellungen mischen sich private Aufgaben.

Während der gesamten Postkorbübung beobachten Sie die Prüfer und machen sich Notizen. Später müssen Sie dann erklären, warum Sie so entschieden haben, wie Sie es getan haben.

Wie Sie bei der Postkorbübung am besten vorgehen

Bei der Postkorbübung müssen Sie konzentriert bleiben, sich fokussieren, logisch denken und schnelle Entscheidungen treffen. Aber mindestens genauso wichtig ist, dass Sie ruhig bleiben und die Sache besonnen angehen.

Versuchen Sie, nicht die große Menge an Aufgaben und den riesigen Stapel an Dokumenten zu sehen. Sondern erledigen Sie einen Punkt nach dem anderen. Und: Verabschieden Sie sich von der Vorstellung, dass Sie alles schaffen oder die richtige Lösung finden werden. Bei der Postkorbübung gibt es nie nur eine einzige, perfekte Lösung.

Letztlich fahren Sie am besten, wenn Sie bei der Postkorbübung in drei Schritten vorgehen:

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  • Überblick verschaffen: Schauen Sie sich zuerst die Dokumente und Aufgaben kurz an. So haben Sie einen ersten Eindruck davon, was auf Sie zukommt.
  • Sortieren: Als nächstes ordnen Sie die Aufgaben und setzen Prioritäten. Was ist wichtig, was weniger wichtig? Was eilt und was kann warten? Bei dieser Einteilung kann die Eisenhower-Matrix sehr hilfreich sein. Dazu später mehr.
  • Bearbeiten und delegieren: Im letzten Schritt kümmern Sie sich um die Aufgaben, die Sie selbst erledigen müssen. Alle anderen Aufgaben geben Sie weiter. Oft ist die Postkorbübung an diesem Punkt aber bereits beendet.

Unterm Strich wollen die Prüfer sehen, dass Sie analytisch und strukturiert vorgehen. Die Prüfer möchten wissen, ob Sie wichtige von unwichtigen Aufgaben unterscheiden können und ob Sie in der Lage sind, Arbeiten zu delegieren. Was zählt ist, dass Sie nicht im kreativen Chaos versinken und sich früher oder später komplett verzetteln. Sondern dass Sie ein System entwickeln, damit möglichst viel in der vorgegebenen Zeit fertig wird.

Das anschließende Gespräch gehört dazu.

An die eigentliche Postkorbübung schließt sich ein Gespräch mit den Prüfern an. Darin schildern die Prüfer ihre Beobachtungen und befragen Sie zu Ihren Entscheidungen. Selbst wenn Sie schlüssig und plausibel begründen können, warum Sie die Aufgaben wie eingeteilt haben, kann gut sein, dass die Prüfer Kritik üben. Manchmal verschärft sich dabei auch der Ton.

Nehmen Sie solche Kritik auf keinen Fall persönlich! Die Situation ist letztlich nur gespielt und soll noch einmal Stress hervorrufen. Bleiben Sie sachlich und lassen Sie sich nicht aus dem Konzept bringen.

Bei dem Gespräch geht es zum einen um Ihre Selbstpräsentation. Sie haben Entscheidungen getroffen. Diese sollten Sie nun selbstbewusst vertreten und nachvollziehbar erklären können. Zum anderen möchten die Prüfer herausfinden, ob Sie eine Rückmeldung lernwillig annehmen und wie Sie mit Kritik umgehen.

Im Berufsalltag wird es auch immer wieder Situation geben, in denen Sie entscheiden und später Verantwortung für Ihre Entscheidungen übernehmen müssen. Das Feedbackgespräch nach der Postkorbübung soll genau das simulieren. Bleiben Sie also souverän und nehmen Sie Kritik an, aber knicken Sie nicht ein.

6 Tipps für die Postkorbübung

Die Anwendungsfelder der Postkorbübung sind vielseitig. Durch diesen einen kleinen Test gewinnen die Prüfer viele wertvolle Erkenntnisse über Sie und Ihre Arbeitsweise. Trotzdem müssen Sie sich nicht verrückt machen. Bleiben Sie fokussiert und behalten Sie folgende Tipps im Hinterkopf:

  • Die Postkorbübung ist in aller Regel so angelegt, dass nicht alles zu schaffen ist. Einige Aufgaben werden hinten runterkippen. Entscheidend ist, dass Sie erkennen, was die wichtigsten Aufgaben sind.
  • Verlieren Sie nicht die Nerven, sondern arbeiten Sie ruhig, aber zügig einen Punkt nach dem nächsten ab.
  • Bekommen Sie überraschend eine Zusatzaufgabe, lassen Sie sich davon nicht aus dem Konzept bringen. Prüfen Sie, welche Priorität die Zusatzaufgabe hat und ordnen Sie die Aufgabe dann auf dieser Basis entsprechend ein.
  • Tritt eine Störung auf, bleiben Sie freundlich. Reagieren Sie bestimmt, aber höflich. Das gilt vor allem dann, wenn der Vorgesetzte, Kollegen oder Kunden ins Spiel kommen.
  • Notieren Sie sich wichtige Dinge während der Übung. So haben Sie es später leichter, Ihre Entscheidungen zu begründen.
  • Stellen Sie alles, was in den Privatbereich fällt, hinten an. Aufgaben aus dem beruflichen Umfeld haben bei der Postkorbübung grundsätzlich Vorrang. Privates kann (und sollte) bis nach Feierabend warten.

Wenn Sie sich einen Eindruck verschaffen wollen, wie eine Postkorbübung aussehen kann, finden Sie bei CYQUEST ein paar Screenshots. Ein anderes Beispiel mit Lösung stellt die Seite studis-online.de zur Verfügung.

Das Eisenhower Prinzip als Hilfsmittel

Grafik zur Postkorbübung

Die Eisenhower-Matrix teilt Aufgaben in vier Gruppen ein.

Wie schon erwähnt, gibt es weder ein Patentrezept noch einen Königsweg für die Bearbeitung der Postkorbübung. Wie Sie vorgehen, um die Aufgaben zu organisieren, müssen Sie für sich selbst entscheiden. Jeder hat seine eigenen Methoden, Wege und Systeme.

Ein Instrument, das sich bewährt hat und sehr hilfreich sein kann, ist aber die sogenannte Eisenhower Methode. Sie geht auf den US-Präsidenten Dwight D. Eisenhower zurück und ist eigentlich eine Mischung aus einer Postkorbübung und Elementen des Zeitmanagements.

Die Grundlage vom Eisenhower Prinzip besteht darin, zu entscheiden, welche Aufgaben wichtig und dringend sind und welche nicht. Durch die Einteilung ergibt sich dann, welche Aufgaben sofort erledigt werden müssen, welche Aufgaben warten können und auch, was selbst übernommen und was delegiert wird.

Die praktische Anwendung

Möchten Sie die Methode bei der Postkorbübung nutzen, zeichnen Sie sich eine Matrix mit vier Feldern. Die senkrechten Spalten überschreiben Sie mit wichtig und unwichtig, die waagerechten Spaten mit dringend und nicht dringend. Jede Aufgabe aus Ihrem Postkorb kontrollieren Sie dann auf Wichtigkeit und Dringlichkeit und ordnen Sie in das jeweilige Feld ein:

  • In das Feld links oben gehören wichtige und dringende Aufgaben. Diese erledigen Sie selbst – und das möglichst schnell.
  • Das Feld rechts oben ist für Aufgaben vorgesehen, die zwar dringend, aber nicht wichtig sind. Damit die Aufgaben zeitnah erledigt werden, delegieren Sie diese.
  • Aufgaben, die wichtig sind, aber nicht eilen, ordnen Sie in das Feld unten links ein. Für die Erledigung dieser Aufgaben machen Sie sich eine Notiz in Ihrem Terminkalender.
  • Im Feld rechts unten landen alle Aufgaben, die weder wichtig noch dringend sind. Diese Aufgaben können Sie erst einmal vergessen. Sie werden irgendwann einmal erledigt.

Wenn Sie dieses Prinzip verinnerlicht haben, ist das schon eine gute Vorbereitung auf die Postkorbübung. Denn damit haben Sie ein Werkzeug, das unabhängig von der konkreten Aufgabenstellung funktioniert. Beim Test müssen Sie dann eigentlich nur noch erklären können, warum Sie wie entschieden haben.