Postkorbübung: Wie Sie diese Übung locker bestehen

Gruppendiskussionen, Rollenspiele und Kurzvorträge sind typische Bestandteile im Assessment Center. Doch es gibt noch ein weiteres Element, das zu den echten Klassikern gehört: die Postkorbübung. Dieser Test will herausfinden, wie gut Sie unter Stress und Zeitdruck Prioritäten setzen und Entscheidungen treffen können. Als angehender Polizist sind solche Fähigkeiten schließlich nicht ganz unwichtig. Wir erklären Ihnen, was es genau mit der Postkorbübung auf sich hat – und geben Ihnen Tipps, wie Sie den Test erfolgreich bewältigen.

Wenn Sie am Einstellungstest der Polizei teilnehmen, müssen Sie viele verschiedene Herausforderungen meistern. Dazu gehören schriftliche Tests, ein Vorstellungsgespräch, die ärztliche Untersuchung und oft auch ein Sporttest. Außerdem kann irgendwann die sogenannte Postkorbübung auf dem Programm stehen. Von der Postkorbübung haben Sie sicher schon gehört. Zumal dieser Test von Bewerbern gefürchtet ist. Tatsächlich klingt die Übung im ersten Moment auch sehr schwierig. Aber wenn Sie ruhig und besonnen an die Sache herangehen, ist alles halb so wild. Und damit Sie gut durch den Test kommen, erklären wir, worauf die Postkorbübung abzielt und wie sie abläuft.

Was die Postkorbübung testet

Im Arbeitsalltag geht es mitunter turbulent zu: Verschiedene, teils komplexe Aufgaben müssen erledigt werden, die Zeit ist begrenzt und der Terminkalender ist voll. Dazu treten immer mal wieder unerwartete Geschehnisse auf, die auch noch irgendwie untergebracht werden müssen. Folglich müssen Sie sich einen Überblick verschaffen und Entscheidungen treffen. Sie müssen planen und überlegen, welche Aufgaben Sie wann selbst übernehmen und was Sie an Kollegen abgeben. Genau diese Situation will die Postkorbübung simulieren. Sie stellt einen stressigen Arbeitstag nach, um herauszufinden, wie souverän Sie die Herausforderungen bewältigen. Konkret stehen dabei vor allem folgende Fähigkeiten auf dem Prüfstand:

Der Ablauf der Postkorbübung

Im digitalen Zeitalter hat die Postkorbübung nur noch von der Idee her und dem Namen nach etwas mit einem klassischen Postkorb zu tun. Sie bekommen also keinen echten Korb, der mit vielen Briefen und allerlei Zetteln gefüllt ist. Stattdessen absolvieren Sie den Test computergestützt. In aller Regel besteht die Postkorbübung aus einer komplexen Aufgabe, die sich aus verschiedenen Einzelteilen zusammensetzt. Dabei kann Ihr Postkorb verschiedene Dokumente enthalten, die Sie durchschauen und zuordnen müssen. Zu den zehn bis 20 Dokumenten können dann noch Termine im Wochenkalender, E-Mails mit Kundenaufträgen, Anweisungen von Vorgesetzen und Anliegen von Mitarbeitern dazukommen. Die Zeit, die Sie zur Verfügung haben, um Ihren Postkorb durchzuarbeiten, ist streng limitiert. Je nach Umfang der Übung bewegt sie sich üblicherweise in einem Rahmen zwischen 20 und 60 Minuten. Dabei ist das Zeitfenster aber in aller Regel so bemessen, dass es praktisch unmöglich ist, alle Aufgaben zu schaffen. Das erhöht den Stresspegel zusätzlich.

Aber das ist noch nicht alles.

Viele verschiedene Aufgaben und Problemstellungen aus unterschiedlichen Bereichen innerhalb kurzer Zeit zu sichten, zu sortieren und zu bearbeiten, wäre schon anspruchsvoll genug. Bei der Postkorbübung im Assessment Center ist es damit aber noch nicht getan. Um es Ihnen noch ein bisschen schwerer zu machen, werden Sie mit weiteren Herausforderungen konfrontiert. Zum Beispiel so:

Während der gesamten Postkorbübung beobachten Sie die Prüfer und machen sich Notizen. Später müssen Sie dann erklären, warum Sie so entschieden haben, wie Sie es getan haben.

Wie Sie bei der Postkorbübung am besten vorgehen

Bei der Postkorbübung müssen Sie konzentriert bleiben, sich fokussieren, logisch denken und schnelle Entscheidungen treffen. Aber mindestens genauso wichtig ist, dass Sie ruhig bleiben und die Sache besonnen angehen.

Letztlich fahren Sie am besten, wenn Sie bei der Postkorbübung in drei Schritten vorgehen: Unterm Strich wollen die Prüfer sehen, dass Sie analytisch und strukturiert vorgehen. Die Prüfer möchten wissen, ob Sie wichtige von unwichtigen Aufgaben unterscheiden können und ob Sie in der Lage sind, Arbeiten zu delegieren. Was zählt ist, dass Sie nicht im kreativen Chaos versinken und sich früher oder später komplett verzetteln. Sondern dass Sie ein System entwickeln, damit möglichst viel in der vorgegebenen Zeit fertig wird.

Das anschließende Gespräch gehört dazu.

An die eigentliche Postkorbübung schließt sich ein Gespräch mit den Prüfern an. Darin schildern die Prüfer ihre Beobachtungen und befragen Sie zu Ihren Entscheidungen. Selbst wenn Sie schlüssig und plausibel begründen können, warum Sie die Aufgaben wie eingeteilt haben, kann gut sein, dass die Prüfer Kritik üben. Manchmal verschärft sich dabei auch der Ton.

Bei dem Gespräch geht es zum einen um Ihre Selbstpräsentation. Sie haben Entscheidungen getroffen. Diese sollten Sie nun selbstbewusst vertreten und nachvollziehbar erklären können. Zum anderen möchten die Prüfer herausfinden, ob Sie eine Rückmeldung lernwillig annehmen und wie Sie mit Kritik umgehen. Im Berufsalltag wird es auch immer wieder Situation geben, in denen Sie entscheiden und später Verantwortung für Ihre Entscheidungen übernehmen müssen. Das Feedbackgespräch nach der Postkorbübung soll genau das simulieren. Bleiben Sie also souverän und nehmen Sie Kritik an, aber knicken Sie nicht ein.

6 Tipps für die Postkorbübung

Die Anwendungsfelder der Postkorbübung sind vielseitig. Durch diesen einen kleinen Test gewinnen die Prüfer viele wertvolle Erkenntnisse über Sie und Ihre Arbeitsweise. Trotzdem müssen Sie sich nicht verrückt machen. Bleiben Sie fokussiert und behalten Sie folgende Tipps im Hinterkopf:

Wenn Sie sich einen Eindruck verschaffen wollen, wie eine Postkorbübung aussehen kann, finden Sie bei CYQUEST ein paar Screenshots. Ein anderes Beispiel mit Lösung stellt die Seite studis-online.de zur Verfügung.

Das Eisenhower Prinzip als Hilfsmittel

Wie schon erwähnt, gibt es weder ein Patentrezept noch einen Königsweg für die Bearbeitung der Postkorbübung. Wie Sie vorgehen, um die Aufgaben zu organisieren, müssen Sie für sich selbst entscheiden. Jeder hat seine eigenen Methoden, Wege und Systeme. Ein Instrument, das sich bewährt hat und sehr hilfreich sein kann, ist aber die sogenannte Eisenhower Methode. Sie geht auf den US-Präsidenten Dwight D. Eisenhower zurück und ist eigentlich eine Mischung aus einer Postkorbübung und Elementen des Zeitmanagements. Die Grundlage vom Eisenhower Prinzip besteht darin, zu entscheiden, welche Aufgaben wichtig und dringend sind und welche nicht. Durch die Einteilung ergibt sich dann, welche Aufgaben sofort erledigt werden müssen, welche Aufgaben warten können und auch, was selbst übernommen und was delegiert wird.

Die praktische Anwendung

Möchten Sie die Methode bei der Postkorbübung nutzen, zeichnen Sie sich eine Matrix mit vier Feldern. Die senkrechten Spalten überschreiben Sie mit wichtig und unwichtig, die waagerechten Spaten mit dringend und nicht dringend. Jede Aufgabe aus Ihrem Postkorb kontrollieren Sie dann auf Wichtigkeit und Dringlichkeit und ordnen Sie in das jeweilige Feld ein:

Wenn Sie dieses Prinzip verinnerlicht haben, ist das schon eine gute Vorbereitung auf die Postkorbübung. Denn damit haben Sie ein Werkzeug, das unabhängig von der konkreten Aufgabenstellung funktioniert. Beim Test müssen Sie dann eigentlich nur noch erklären können, warum Sie wie entschieden haben.