Die Postkorbübung ist ein beliebter Test im Auswahlverfahren.
Gruppendiskussionen, Rollenspiele und Kurzvorträge sind typische Aufgaben im Assessment-Center. Doch es gibt noch ein weiteres Element, das zu den echten Klassikern gehört: die Postkorbübung. Dieser Test will herausfinden, wie gut Sie unter Stress und Zeitdruck Prioritäten setzen und Entscheidungen treffen können. Im Dienstalltag als Polizist:in sind solche Fähigkeiten schließlich nicht ganz unwichtig. Wir erklären, was es genau mit der Postkorbübung auf sich hat – und geben Ihnen Tipps, wie Sie die Aufgabe erfolgreich meistern.
Wenn Sie am Einstellungstest der Polizei teilnehmen, haben Sie gleich mehrere Herausforderungen vor sich, die bewältigt werden wollen. Dazu gehören schriftliche Tests am Computer, ein Vorstellungsgespräch, die ärztliche Untersuchung und meist auch ein Sporttest. Außerdem kann irgendwann die sogenannte Postkorbübung auf dem Programm stehen.
Von der Postkorbübung haben Sie sicher schon gehört. Denn viele Unternehmen setzen sie in ihren Auswahlverfahren ein. Gleichzeitig ist die Aufgabe unter Bewerber:innen gefürchtet. Tatsächlich klingt die Übung im ersten Moment auch sehr schwierig und komplex. Aber wenn Sie ruhig und besonnen an die Sache herangehen, ist alles halb so wild. Und damit Sie gut durch den Test kommen, erklären wir, worauf die Postkorbübung abzielt, wie sie abläuft und wie Sie am besten vorgehen.
Sinn und Zweck der Postkorbübung
Im Arbeitsalltag geht es mitunter turbulent zu: Verschiedene, teils komplexe Aufgaben müssen erledigt werden. Dabei steht nur eine begrenzte Zeit zur Verfügung, während der Terminkalender schon gut gefüllt ist. Zusätzlich treten immer mal wieder unerwartete Geschehnisse ein, die auch noch irgendwie untergebracht werden müssen.
Für Sie heißt das, dass Sie sich einen Überblick verschaffen und Entscheidungen treffen müssen. Sie müssen überlegen und planen, welche Aufgaben Sie sofort übernehmen, worum Sie sich später kümmern und was Sie an Kolleg:innen abgeben.
Genau diese Situation will die Postkorbübung simulieren. Sie stellt einen stressigen Arbeitstag nach, um herauszufinden, wie souverän Sie die Herausforderungen bewältigen. Dabei geht es hauptsächlich um diese Fähigkeiten:
- Stressresistenz
- Lösungskompetenz
- Analytisches Denken
- Entscheidungsfähigkeit
- Arbeitsorganisation
- Konzentrationsvermögen
- Bereitschaft, Aufgaben zu delegieren
Der Ablauf der Postkorbübung
Im digitalen Zeitalter hat die Postkorbübung nur noch von der Idee her und dem Namen nach etwas mit einem klassischen Postkorb zu tun. Sie bekommen also keinen echten Korb, der mit vielen Briefen und allerlei Zetteln gefüllt ist. Stattdessen absolvieren Sie den Test computergestützt.
In aller Regel besteht die Postkorbübung aus einer komplexen Aufgabe, die sich aus verschiedenen Einzelteilen zusammensetzt. Dabei kann Ihr Postkorb verschiedene Dokumente enthalten, die Sie durchschauen und zuordnen müssen. Zu den zehn bis 20 Dokumenten können dann noch Termine im Wochenkalender, E-Mails mit Kundenaufträgen, Anweisungen von Vorgesetzten und Anliegen von Kolleg:innen dazukommen.
Die Zeit, die Sie zur Verfügung haben, um Ihren Postkorb durchzuarbeiten, ist knapp bemessen. Je nach Umfang der Übung bewegt sie sich üblicherweise in einem Rahmen zwischen 20 und 60 Minuten. Dabei ist das Zeitfenster aber in aller Regel so gewählt, dass es praktisch unmöglich ist, alle Aufgaben zu schaffen. Das erhöht den Stresspegel zusätzlich.
Aber das ist noch nicht alles.
Viele verschiedene Aufgaben und Problemstellungen aus unterschiedlichen Bereichen innerhalb kurzer Zeit zu sichten, zu sortieren und zu bearbeiten, wäre schon anspruchsvoll genug. Bei der Postkorbübung im Assessment-Center ist es damit aber noch nicht getan. Um es Ihnen noch ein bisschen schwerer zu machen, werden Sie mit weiteren Herausforderungen konfrontiert. Zum Beispiel so:
- Sie bekommen kurzfristig zusätzliche Dokumente.
- Es tauchen plötzlich Aufgaben auf, die die Rahmenbedingungen verändern oder durch die sich Termine überschneiden.
- Telefonate oder spontane Mitarbeitergespräche sollen Sie stören und ablenken.
- Die zeitlichen Vorgaben werden gekürzt oder Abgabetermine überraschend nach vorne verschoben.
- Unter die beruflichen Problemstellungen mischen sich private Aufgaben.
Während der gesamten Postkorbübung beobachten Sie die Prüfer und machen sich Notizen. Später müssen Sie dann erklären, warum Sie so entschieden haben, wie Sie es getan haben.
Wie Sie bei der Postkorbübung am besten vorgehen
Bei der Postkorbübung müssen Sie konzentriert bleiben, sich fokussieren, logisch denken und schnelle Entscheidungen treffen. Aber mindestens genauso wichtig ist, dass Sie ruhig bleiben und die Sache besonnen angehen.
In der Praxis bewährt es sich am besten, wenn Sie bei der Postkorbübung in drei Schritten vorgehen:
- Überblick verschaffen: Schauen Sie sich zuerst die Dokumente und Aufgaben kurz an. So haben Sie einen ersten Eindruck davon, was auf Sie zukommt.
- Sortieren: Als Nächstes ordnen Sie die Aufgaben und setzen Prioritäten. Was ist wichtig, was weniger wichtig? Was eilt und was kann warten? Bei dieser Einteilung kann die Eisenhower-Matrix sehr hilfreich sein. Dazu später mehr.
- Bearbeiten und delegieren: Im letzten Schritt kümmern Sie sich um die Aufgaben, die Sie selbst erledigen müssen. Alle anderen Aufgaben geben Sie weiter. Oft ist die Postkorbübung an diesem Punkt aber bereits beendet.
Unterm Strich wollen die Prüfer sehen, dass Sie analytisch und strukturiert vorgehen. Die Prüfer möchten wissen, ob Sie wichtige von unwichtigen Aufgaben unterscheiden können und ob Sie in der Lage sind, Arbeiten zu delegieren. Was zählt ist, dass Sie nicht im kreativen Chaos versinken und sich früher oder später komplett verzetteln. Sondern dass Sie ein System entwickeln, damit möglichst viel in der vorgegebenen Zeit fertig wird.
Das anschließende Gespräch gehört dazu.
An die eigentliche Postkorbübung schließt sich ein Gespräch mit den Prüfern an. Darin schildern die Prüfer ihre Beobachtungen und befragen Sie zu Ihren Entscheidungen. Selbst wenn Sie schlüssig und plausibel begründen können, warum Sie die Aufgaben wie eingeteilt haben, kann gut sein, dass die Prüfer Kritik üben. Manchmal verschärft sich dabei auch der Ton.
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Bei dem Gespräch geht es zum einen um Ihre Selbstpräsentation. Sie haben Entscheidungen getroffen. Diese sollten Sie nun selbstbewusst vertreten und nachvollziehbar erklären können. Zum anderen möchten die Prüfer herausfinden, ob Sie eine Rückmeldung lernwillig annehmen und wie Sie mit Kritik umgehen.
Im Berufsalltag wird es auch immer wieder Situation geben, in denen Sie entscheiden und später Verantwortung für Ihre Entscheidungen übernehmen müssen. Das Feedback-Gespräch nach der Postkorbübung soll genau das simulieren. Bleiben Sie also souverän und nehmen Sie Kritik an, aber knicken Sie nicht ein.
6 Tipps für die Postkorbübung
Die Anwendungsfelder der Postkorbübung sind vielseitig. Durch diesen einen kleinen Test gewinnen die Prüfer viele wertvolle Erkenntnisse über Sie und Ihre Arbeitsweise. Trotzdem müssen Sie sich nicht verrückt machen. Bleiben Sie fokussiert und behalten Sie folgende Tipps im Hinterkopf:
- Die Postkorbübung ist in aller Regel so angelegt, dass nicht alles zu schaffen ist. Einige Aufgaben werden hinten runter kippen. Entscheidend ist, dass Sie erkennen, was die wichtigsten Aufgaben sind.
- Verlieren Sie nicht die Nerven, sondern arbeiten Sie ruhig, aber zügig einen Punkt nach dem nächsten ab.
- Bekommen Sie überraschend eine Zusatzaufgabe, lassen Sie sich davon nicht aus dem Konzept bringen. Prüfen Sie, welche Priorität die Zusatzaufgabe hat und ordnen Sie die Aufgabe dann auf dieser Basis entsprechend ein.
- Tritt eine Störung auf, bleiben Sie freundlich. Reagieren Sie bestimmt, aber höflich. Das gilt vor allem dann, wenn der Vorgesetzte, Kollegen oder Bürger ins Spiel kommen.
- Notieren Sie sich wichtige Dinge während der Übung. Das gilt neben den Aufgaben vor allem für Anrufe oder Termine, die nachträglich dazukommen. Sonst verlieren Sie den Überblick. Außerdem wird es später leichter, Ihre Entscheidungen zu begründen.
- Stellen Sie alles, was in den Privatbereich fällt, hinten an. Aufgaben aus dem beruflichen Umfeld haben bei der Postkorbübung grundsätzlich Vorrang. Privates kann (und sollte) bis nach Feierabend warten.
Wenn Sie sich einen Eindruck verschaffen wollen, wie eine Postkorbübung aussehen kann, finden Sie bei CYQUEST ein paar Screenshots. Ein anderes Beispiel stellt die Seite studis-online.de zur Verfügung. Einen Lösungsvorschlag zur Übung gibt es ebenfalls.
Das Eisenhower-Prinzip als Hilfsmittel bei der Postkorbübung
Die Eisenhower-Matrix teilt Aufgaben in vier Gruppen ein.
Für die Bearbeitung der Postkorbübung gibt es weder ein Patentrezept noch einen Königsweg. Wie Sie vorgehen, um die Aufgaben zu organisieren, müssen Sie für sich selbst entscheiden. Jeder hat seine eigenen Methoden, Wege und Systeme.
Ein Instrument, das sich bewährt hat und sehr hilfreich sein kann, ist aber die sogenannte Eisenhower Methode. Sie geht auf den US-Präsidenten Dwight D. Eisenhower zurück und ist eigentlich eine Mischung aus einer Postkorbübung und Elementen des Zeitmanagements.
Die Grundlage vom Eisenhower Prinzip besteht darin, zu entscheiden, welche Aufgaben wichtig und dringend sind und welche nicht. Durch die Einteilung ergibt sich dann, welche Aufgaben sofort erledigt werden müssen, welche Aufgaben warten können und auch, was selbst übernommen und was delegiert wird.
Die praktische Anwendung
Möchten Sie die Methode bei der Postkorbübung nutzen, zeichnen Sie sich eine Matrix mit vier Feldern. Die beiden Felder, die die senkrechte Spalte bilden, überschreiben Sie mit Wichtigkeit und die waagerechte Zeile mit Dringlichkeit.
Jede Aufgabe aus Ihrem Postkorb kontrollieren Sie nun darauf, wie wichtig und dringend sie ist. Auf dieser Basis ordnen Sie sie in das jeweilige Feld ein:
- In das Feld rechts oben gehören wichtige und dringende Aufgaben. Diese erledigen Sie selbst, und das möglichst umgehend.
- Das Feld links oben ist für Aufgaben vorgesehen, die zwar wichtig, aber nicht dringend sind. Für die Erledigung dieser Aufgaben machen Sie sich eine Notiz in Ihrem Terminkalender.
- Aufgaben, die eilen, aber nicht wichtig sind, ordnen Sie in das Feld unten rechts ein. Diese Aufgaben geben Sie an Koleg:innen weiter.
- Im Feld links unten landen alle Aufgaben, die weder wichtig noch dringend sind. Diese Aufgaben können Sie erst einmal vergessen. Sie werden irgendwann einmal erledigt.
Wenn Sie dieses Prinzip verinnerlicht haben, ist das schon eine gute Vorbereitung auf die Postkorbübung. Denn damit haben Sie ein Werkzeug, das unabhängig von der konkreten Aufgabenstellung funktioniert. Beim Test müssen Sie dann eigentlich nur noch erklären können, warum Sie wie entschieden haben.
Die Anwendung bei der Postkorbübung im Einstellungstest der Polizei
Bei der Postkorbübung als Aufgabe im Assessment-Center der Polizei geht es in erster Linie darum, dass Sie in einer Stresssituation und unter Zeitdruck Prioritäten setzen und Entscheidungen treffen. Im Dienst und bei Einsätzen werden Sie genau diese Fähigkeiten auch brauchen.
Nun wird es Ihnen auf den ersten Blick aber vermutlich so vorkommen, dass fast alle Aufgaben in diese Kategorie gehören. Doch das ist nicht der Fall. Wenn Sie genauer hinschauen und analytisch denken, werden Sie erkennen, welche Dinge wirklich eine hohe Priorität haben und welche nicht. Auf dieser Basis können Sie das Eisenhower-Prinzip anwenden:
- Was Sie für wichtig und dringend halten, erledigen Sie sofort selbst.
- Wichtige, aber weniger dringende Aufgaben merken Sie sich im Terminkalender vor.
- Eilige Aufgaben, die nicht so wichtig sind, delegieren Sie.
- Was aus Ihrer Sicht nicht wichtig ist und auch nicht eilt, bearbeiten Sie gar nicht oder bestenfalls am Rande.
Wenn sich Termine überschneiden, kurzfristig ändern oder ungeplante Vorkommnisse eintreten, müssen Sie neu entscheiden, was oberste Priorität hat und was warten oder delegiert werden kann. Wichtig bei Ihren Überlegungen ist, dass Sie von sich ausgehen. Machen Sie sich klar, warum Sie so entscheiden.
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